Планёрка освободила мне столько времени, что в понедельник я съездила в Переславль

• Что будет, если один человек в «давай на два часа» услышит длительность встречи, а другой — время начала
• Почему тому, кому встреча правда нужна, не мешает никакая загруженность, а остальным не поможет ни один календарь
• Как за месяц назначить встречи 50 участникам исследования, не обсуждая каждую в переписке
• Как выстроить личные границы в работе и автоматизировать запись так, чтобы освободить время для тенниса, плавания и путешествий

Об этом поговорили с Аленой Разнотовской, социологом, психологом и исследователем жизненных сценариев.

Контакты Алены:

• Страница в Планёрке
• Телеграм-канал

— Что заставило HR-специалиста федерального министерства уйти в частную практику?

Я работала в Министерстве экономического развития: занималась подбором, обучением и развитием персонала. Полтора года назад решила уйти, потому что поняла: могу помогать большему количеству людей в их профессиональном развитии.

Мое базовое образование — социология. В психологию я пришла в 2023 году, постепенно объединив исследовательский подход с практической работой с человеком.

Сейчас я использую авторскую методику диагностики карьерных тупиков. В ней два этапа. Сначала мы определяем, что удерживает человека в его профессиональной ситуации, затем смотрим на жизненные приоритеты. Карьера редко существует отдельно от остальной жизни, поэтому мне важно видеть всю систему.

После ухода из министерства у меня стало больше лекций и появилась частная практика.

— Кто ваши клиенты и как позиционирование помогает их искать?

Ко мне приходят люди, которые много знают и умеют, но не всегда понимают, что именно мешает им двигаться дальше.

Кто-то хочет сменить работу. Кто-то собирает сильную команду. Кто-то пытается разобраться в конфликте с руководителем или коллегами. С отношениями обращаются реже, но такие запросы тоже бывают, потому что личная жизнь влияет на профессиональный трек и наоборот. Я занимаюсь карьерной стратегией, поэтому основная тема моих клиентов — работа и профессиональная жизнь. Мне кажется, мы во многом сами формируем круг людей, которые к нам приходят. Человек считывает, с каким вопросом к тебе можно обратиться. Например, если я вижу редактора, то понимаю: он умеет структурировать информацию и учитывать интересы разных сторон. С рабочим вопросом я, скорее всего, пойду к нему. А за рецептом пасты — вряд ли.

— Сколько времени нужно двум взрослым людям, чтобы найти общий час для встречи?

По-разному. Иногда люди несколько дней пытаются состыковать графики. Иногда договариваются за две минуты. Все зависит от приоритетов. Если человеку действительно нужна встреча, он найдет возможность. Если оба воспринимают ее как что-то второстепенное, начинается бесконечное: «Не могу», «Давай перенесем», «У меня форс-мажор».

— Вы пришли на встречу в десять утра, а вас ждали в два дня. Как так вышло?

Это было в 2008 году. Первые айфоны только появились, про электронные календари почти никто не знал. Все записывали встречи в бумажные ежедневники или говорили: «Приду домой, посмотрю в почте». По воскресеньям мы с одним человеком обычно встречались в десять утра. В одном из разговоров договорились: «Давай на два часа». Я поняла это как продолжительность встречи и пришла в десять, как обычно. А человек сказал: «А я тебя в два жду».

Это был редкий случай. Обычно время я называю достаточно четко.

— Вы говорите «15:00», а клиент слышит «в пять»: чья это ошибка?

Скорее ничья. Одно дело проговорить время или написать его в сообщении. Совсем другое — когда встреча автоматически появляется в календарях у обоих. Пока нет двусторонней фиксации, остается пространство для ошибки: «Ой, а я думала, в пять».

Возьмем наше интервью. Оно появилось и у вас, и у меня в календаре. Поэтому обе стороны понимают, когда и куда приходить.

— Что раздражало больше: переносы или бесконечная переписка?

Ни то ни другое. Меня скорее удивляет, как простая организационная задача иногда превращается в хаос. По сути, нужно ответить на два вопроса: есть ли у тебя время и нужна ли тебе эта встреча. Если встреча нужна, дальше остается выбрать конкретный слот. Когда человеку действительно надо, ему помогают и календарь, и Планёрка. Если не надо, ни один инструмент не решит проблему мотивации.

— Что вы перепробовали, лишь бы не писать: «А в четверг вы можете?»

Сначала я созванивалась с людьми и записывала встречи на бумаге:

Потом перешла на Google и Apple Calendar: отправляла приглашение на почту, и встреча появлялась у клиента в календаре. Такой формат хорошо подходит топ-менеджерам, которым важна структура.

Но их помощники не всегда любят работать со сторонними календарями. А найти точку соприкосновения в расписании вообще часто оказывается самой сложной частью переговоров.

Я пробовала YCLIENTS, но мне не подошел интерфейс. Сервис хорош для большого потока клиентов, а у меня другая модель работы.

В итоге около 80% согласований все равно превращались в переписку:

«В четверг могу»

«В четверг не могу»

«А в пятницу?»

«В пятницу только после четырех»

Теперь встречи собраны в Планёрке.

Личные встречи подтягиваются из Apple Calendar, клиентские появляются в системе, отмены тоже отображаются. Часть встреч я подтверждаю вручную.

У меня есть три основных формата работы: персональная встреча, диагностика и исследование. Ссылка на эти встречи в моем Телеграм-канале. Человек выбирает свободный слот, а я подтверждаю встречу. Тем, кто пишет мне лично, я отправляю ссылку на запись. Кто-то отвечает зеленой галочкой, кто-то пишет: «Я записался», кто-то подтверждает, что принимает мои правила. Все происходит достаточно быстро, потому что основная информация уже собрана в одном месте. Раньше я подстраивалась под клиента: «Когда вам удобно?» Теперь я говорю: «Я свободна в это время. Выбирайте». Мне такой формат подходит больше.

Мне больше не нужно держать в голове, где и когда следующая встреча.

— Приведите яркий пример: как было раньше, сколько времени освободилось и куда вы его потратили?

Раньше планирование рабочего месяца могло занять у меня целый день. Теперь большая часть организационной работы собрана в Планёрке. Освободившееся время я могу использовать для себя.

Например, в понедельник я поехала в Переславль-Залесский смотреть храм XII века:

Для меня это и есть один из результатов эффективной организации работы. Понедельник остается свободным, и я могу уехать, отдохнуть, заняться спортом или просто не работать.

— Как вести практику и при этом успевать ходить на теннис, в бассейн и путешествовать?

Я работаю четыре дня в неделю и принимаю не больше трех клиентов в день. Встреча длится час или полтора, в зависимости от выбранной услуги. Рабочий диапазон у меня с семи утра до шести вечера.

Большая часть клиентов пока приходит по рекомендации и записывается лично. За последний месяц Планёрка особенно пригодилась мне для исследования. Я проводила много встреч с участниками, отправляла ссылки в Телеграм, собирала расписание и организовывала видеовстречи.

За месяц через этот процесс прошло 50 человек. Если бы каждую встречу приходилось согласовывать вручную, это заняло бы огромное количество времени.

— Почему время встречи выбираете вы, а не клиент?

Потому что у меня есть определенные рабочие часы и количество встреч, которые я готова проводить в день.

Если человек видит доступные слоты, ему не нужно угадывать, когда я свободна, и мне не нужно выяснять это в переписке. Клиент просто выбирает один из вариантов. Так границы рабочего времени становятся частью самой системы записи.

— Бывают клиенты, для которых ссылка на запись не работает?

Конечно. У топ-менеджеров часто другой сценарий. Они могут позвонить и сказать: «Мне нужно сегодня в два. Можешь?» Здесь работает уже не автоматическая запись, а личный контакт.

Если человеку неудобно записываться по ссылке, мы просто используем другой способ. Автоматизация нужна не для того, чтобы заставить всех пользоваться одним инструментом. Она нужна там, где действительно упрощает процесс.

— С чего начать коллеге, который до сих пор договаривается с клиентами в переписке?

Начать с собственной системы. Сначала определить, когда вы готовы принимать клиентов и сколько встреч можете проводить без перегрузки.

После этого автоматизировать запись. Когда правила определены заранее, клиенту остается выбрать подходящее время. А вам не приходится каждый раз начинать переговоры с вопроса: «Когда вам удобно?»

Для меня Планёрка стала именно таким инструментом.

В результате я могу работать четыре дня в неделю и принимать до трех клиентов в день.

Онлайн-запись для психологов

Записывайте клиентов легко. Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно