Запись на занятия: как организовать в учебном центре, студии и онлайн-школе

Пока преподаватель работает один, договориться о занятии несложно: посмотреть свободное время и записать ученика. В учебном центре к этому добавляются расписания нескольких педагогов, индивидуальные и групповые занятия, пробные уроки и переносы. Администратору приходится одновременно учитывать все эти данные и следить, чтобы записи не пересекались.

Например, преподаватель английского ведет две группы и индивидуальные занятия по вечерам, преподаватель математики работает только три дня в неделю, а на пробные занятия центр выделяет отдельные часы. Родителю при этом неважно, как устроено расписание внутри: ему нужно увидеть подходящие варианты и записать ребенка.

Если все согласовывать в переписке и вручную переносить в таблицу или календарь, появляется несколько мест, в которых данные могут разойтись. Поэтому для центра важна не просто форма записи, а система, которая учитывает расписание преподавателей и показывает актуальные варианты занятий.

В статье узнаете, как организовать такую запись для нескольких педагогов, настроить анкеты, пробные и групповые занятия, принимать предоплату и в каких случаях достаточно сервиса онлайн-записи, а когда нужна полноценная CRM.

Почему вести расписание вручную сложнее, если преподавателей несколько

Пока преподаватель работает один, ему достаточно собственного календаря. В учебном центре администратор работает сразу с несколькими переменными: графиками педагогов, кабинетами, группами и индивидуальными занятиями. Перед записью ученика нужно проверить не только свободное время преподавателя, но иногда и кабинет или место в группе.

Если преподаватель заболел и отменил занятия на вечер, изменений становится еще больше. Нужно найти записанных к нему учеников, предупредить их, подобрать другое время и освободить старые слоты. Если расписание хранится в календаре, список групп — в таблице, а договоренности с учениками — в переписке, обновлять приходится несколько источников.

• У каждого преподавателя свой график. Один работает по будням до обеда, другой — только вечером, третий — по плавающему расписанию
• Кабинеты тоже заняты по расписанию. Свободный преподаватель не сможет провести очное занятие, если в это время нет подходящего кабинета
• В группе может закончиться место. При записи нужно видеть не только время занятия, но и количество уже записанных учеников
• Пробные, индивидуальные и групповые занятия записывают по-разному. У них могут отличаться длительность, стоимость и количество доступных мест
• Изменения приходится переносить вручную. Если занятие отменили или перенесли, нужно обновить расписание и предупредить учеников, которых это касается

Анкета при записи: что спросить у ученика или родителя

При записи можно собрать информацию, которая нужна до первого занятия: возраст ученика, предыдущий опыт, цель обучения или результат последнего пробника. Тогда преподаватель увидит эти данные вместе с записью и сможет решить, например, какое задание дать на первом занятии или с какого материала начать.

Анкета пригодится и администратору. По ответам можно понять, подходит ли выбранная услуга. Если родитель записал семилетнего ребенка в группу, рассчитанную на подростков, это можно заметить до занятия. Если ученик ищет подготовку к ЕГЭ на 90+ баллов, а выбранный преподаватель работает только с базовым уровнем, запись тоже стоит уточнить заранее.

При этом анкета не должна заменять диагностику. Родитель не всегда может определить уровень английского ребенка, а ученик — самостоятельно найти «пробелы в знаниях». Такие вещи лучше проверять на тестировании или первом занятии.

Если записывается ребенок, отдельно нужны данные взрослого, с которым центр будет связываться по организационным вопросам: имя и контакты родителя или законного представителя.

А также не пытайтесь провести диагностику прямо в анкете. При записи достаточно исходных данных, которые преподавателю полезно увидеть заранее. Например, ученик может указать примерный уровень английского и рассказать, сколько времени изучал язык, а точный уровень преподаватель определит на тестировании. Для подготовки к экзамену можно спросить последний балл пробника, но разбирать конкретные пробелы по темам уже на диагностическом занятии.

Как вести отдельное расписание каждого преподавателя

Если в центре несколько преподавателей, у каждого может быть свой рабочий график и подключенный календарь. Планёрка учитывает рабочие часы участника и события в его календаре при определении свободных слотов. Если время занято, записаться на него нельзя.

Например, преподаватель работает по понедельникам с 9:00 до 14:00. В 9:00 у него индивидуальное занятие, в 10:30 — группа, а с 12:30 — еще один ученик. Если с 11:30 до 12:30 ничего не запланировано, этот интервал остается свободным.

Для командной записи можно добавить преподавателей в одну встречу. В режиме «Один из команды» Планёрка проверит, кто свободен в выбранное учеником время, и назначит встречу доступному преподавателю. Если свободны несколько участников, сервис выберет одного из них автоматически.

Если преподаватель ведет расписание в Google Календаре или Яндекс Календаре, его можно синхронизировать с сервисом онлайн-записи. События из календаря будут учитываться как занятое время и не попадут в доступные слоты.

Это пригодится, когда преподаватель совмещает несколько типов занятости. Например, по понедельникам он работает в учебном центре с 9:00 до 14:00, но с 11:30 до 12:30 поставил в своем календаре личное дело. Для записи этот час будет занят, хотя формально входит в рабочее время преподавателя.

Если расписание меняется, достаточно обновить занятость в подключенном календаре. Так администратору не приходится отдельно сверять календарь преподавателя перед каждой новой записью.

Подробнее о том, как вести расписание в Google Календаре, Яндекс Календаре и других инструментах, мы рассказывали в гайде по управлению расписанием репетитора.

Как организовать запись на пробное занятие

Пробное занятие лучше вынести в отдельную услугу, если оно отличается от обычного длительностью, стоимостью, содержанием или доступным временем. Тогда родитель сразу выбирает именно пробное, а центр может задать для него свои условия записи.

Например, преподаватель ведет регулярные занятия по вечерам, но для знакомства с новыми учениками оставляет несколько окон во вторник и четверг. Эти интервалы можно открыть только для пробной записи, не смешивая их с расписанием постоянных учеников.

Для пробного занятия пригодится и отдельная анкета. В ней можно спросить возраст ученика, занимался ли он раньше, с какой целью пришел и что хотел бы улучшить. Если первое занятие включает диагностику, преподаватель заранее увидит исходные данные и сможет подобрать задания.

После записи родителю стоит отправить подтверждение с датой, временем, адресом или ссылкой на онлайн-встречу и напоминание перед занятием.

Если после пробного ученик решает продолжить обучение, дальше его можно перевести на регулярное расписание или записать в подходящую группу.

Как организовать запись на групповые занятия

У группового занятия другая логика: время уже назначено, поэтому при записи нужно учитывать количество участников.

Например, группа английского для начинающих занимается по понедельникам и средам в 18:00 и рассчитана на 10 человек. Пока в ней есть свободные места, новых учеников можно записывать на этот формат. Когда группа заполнена, новые записи нужно закрыть.

Для центра важны три параметра: расписание группы, максимальное количество участников и число уже записанных учеников. Тогда администратору не приходится отдельно сверяться со списком группы, прежде чем подтвердить новое место. 

Если школа набирает группы к определенной дате, к этим данным добавляется дата старта.

Подробнее об организации групповых занятий мы рассказывали в отдельном гайде для репетиторов.

Онлайн-запись
для учебных центров

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно

Как записывать учеников на регулярные занятия

Если ученик занимается каждую неделю в одно и то же время, нет смысла заново согласовывать каждый урок. За ним можно закрепить регулярный слот: например, каждый понедельник в 16:00.

Преподаватель заранее видит это время занятым, а родителю не приходится каждую неделю заново договариваться о следующем занятии.

Если одну встречу нужно отменить или перенести, меняется только она, а остальные занятия остаются в расписании. Если ученик полностью переходит на другой день и время, меняется уже регулярный слот.

Повторяющуюся запись не стоит путать с абонементом. Абонемент определяет условия оплаты — например, четыре занятия в месяц за фиксированную сумму. Повторяющаяся запись отвечает за расписание. Ученик может заниматься по постоянному графику без абонемента или, наоборот, купить несколько занятий и выбирать для каждого разное время.

Предоплата, отмены и напоминания: что настроить до начала занятий

Если ученик не приходит на занятие, центр теряет зарезервированное время преподавателя, а в небольшой группе место остается пустым. Поэтому условия оплаты и отмены лучше определить заранее и сообщить их ученику или родителю до записи.

Напоминания о занятии

После записи ученику можно отправить подтверждение с датой и временем, а ближе к занятию — напоминание. Это особенно полезно для пробных и разовых занятий, которые еще не вошли в привычное расписание ученика.

В напоминании достаточно указать:

• дату и время занятия
• адрес для очной встречи или ссылку для подключения онлайн
• способ отменить или перенести запись
• контакт центра, если нужно что-то уточнить

Необязательно отправлять несколько уведомлений подряд. Частоту лучше выбирать с учетом формата занятий: например, напомнить накануне, а для онлайн-занятия дополнительно отправить ссылку перед началом, если это предусмотрено процессом центра.

Предоплата

Предоплату можно использовать для разовых и пробных занятий или при продаже абонемента. Центр сам определяет модель оплаты: полная стоимость при записи, часть суммы заранее или оплата абонемента на несколько занятий.

Здесь важно не обещать, что предоплата сама по себе решит проблему неявок. Ее практическая функция понятнее: центр заранее фиксирует условия бронирования времени и оплаты, а не разбирается с ними уже после пропущенного занятия.

Правила отмены и переноса

Условия отмены зависят от модели работы центра. Например, можно установить срок, до которого занятие разрешено перенести без потери оплаты, и отдельно описать, что происходит при более поздней отмене или неявке.

Правила лучше сформулировать до запуска записи и показывать их клиенту до оплаты. В них стоит указать:

• до какого момента можно отменить или перенести занятие
• возвращается ли предоплата при отмене
• что происходит при неявке без предупреждения
• как действовать, если занятие отменяет сам центр или преподаватель

Для регулярных занятий и абонементов правила могут отличаться от условий пробного урока. Например, центр может разрешать перенос индивидуального занятия, но не переносить пропущенное групповое — если это заранее предусмотрено условиями обучения.

Сервис онлайн-записи или CRM: что выбрать учебному центру

Сервис онлайн-записи и CRM решают разные задачи. Сервис записи нужен, чтобы показывать свободное время, принимать записи и вести расписание. CRM охватывает больше внутренних процессов центра: в зависимости от системы в ней можно учитывать посещаемость, абонементы, результаты обучения, учебные планы и выплаты преподавателям.

Поэтому выбирать между ними лучше не по количеству учеников или преподавателей, а по задачам, которые нужно закрыть.

Сервис онлайн-записи подойдет, если центру нужно организовать расписание и дать ученикам возможность записываться самостоятельно, а остальные процессы уже ведутся в других инструментах. Например, учебные материалы могут храниться в LMS, финансы — в бухгалтерской системе, а Планёрка отвечать за запись и расписание.

CRM стоит рассматривать, если в одной системе нужно вести не только будущие занятия, но и данные об учебном процессе: посещаемость, абонементы, результаты учеников или другие показатели. Конкретный набор возможностей зависит от выбранной CRM.

При этом сервис онлайн-записи и CRM не обязательно взаимоисключают друг друга. Если CRM не закрывает запись так, как нужно центру, ее можно использовать для внутреннего учета, а отдельный сервис — для расписания и записи учеников.

Онлайн-запись
для учебных центров

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно

Как настроить запись на занятия в Планёрке

В Планёрке можно создать отдельные типы встреч для разных занятий, настроить расписание, добавить преподавателей в команду, собрать данные ученика перед записью и подключить оплату. Порядок настройки зависит от того, работает преподаватель один или запись нужно распределять между несколькими сотрудниками.

Шаг 1. Создайте типы занятий

В Планёрке основная единица настройки — тип встречи. Для учебного центра это может быть, например:

• пробное занятие — 30 минут
• индивидуальное занятие — 60 минут
• консультация по подготовке к ЕГЭ — 60 минут
• групповое занятие — 90 минут, до 8 участников

Для разных типов встреч можно задать свои параметры и расписание. Для групповой встречи указывается максимальное количество участников.

Шаг 2. Настройте расписание

Укажите дни и часы, доступные для записи. Если для разных занятий нужны разные интервалы, в Планёрке можно создать несколько шаблонов расписания и привязать их к конкретным типам встреч.

Например, индивидуальные занятия можно открыть с понедельника по пятницу, а пробные — только во вторник и четверг. Количество шаблонов расписания не ограничено.

Шаг 3. Подключите календарь

Планёрка синхронизируется с Google, Яндекс, Apple Calendar, Microsoft Exchange и календарями по CalDAV. События, отмеченные в подключенном календаре как занятые, учитываются при определении доступного времени. Поэтому преподавателю не нужно вручную закрывать в Планёрке час, на который у него уже назначено другое дело.

Шаг 4. Добавьте преподавателей, если запись ведет команда

Для работы нескольких преподавателей сначала создайте команду и пригласите сотрудников по электронной почте. У каждого участника должен быть собственный аккаунт Планёрки, рабочие часы и подключенный календарь.

Для командной встречи можно выбрать один из двух режимов. В режиме «Один из команды» сервис проверяет, кто из преподавателей свободен в выбранное учеником время, и назначает одного доступного участника. Если свободны несколько, Планёрка выбирает одного автоматически. В режиме «Все вместе» слот доступен только тогда, когда свободны все участники встречи.

Здесь стоит учитывать тарифы: для командных встреч платный тариф нужен владельцу команды и каждому участнику такой встречи.

Шаг 5. Добавьте вопросы перед записью

К каждому типу встречи можно добавить свою анкету. Например, для пробного занятия спросить:

• имя и возраст ученика
• сколько времени он занимается предметом
• с какой целью пришел
• какой результат хочет получить

Планёрка поддерживает разные форматы ответов, в том числе короткий и многострочный текст и числовые поля. Ответы сохраняются в разделе «Записи», а организатор получает их вместе с информацией о встрече.

Шаг 6. Настройте напоминания

Планёрка позволяет установить до двух напоминаний перед встречей. Например, первое — за день, второе — за час до занятия.

Уведомления отправляются по электронной почте, а при подключении телеграм-бота их можно получать и в Телеграме. В сообщение входят дата и время встречи, имя организатора и адрес или ссылка для подключения.

Шаг 7. Подключите оплату, если она нужна

Для платных занятий можно подключить Prodamus. После интеграции стоимость задается в настройках конкретного типа встречи.

При записи слот временно резервируется на время оплаты. После успешного платежа запись подтверждается; если платеж не завершен в течение 15 минут, временная бронь снимается и слот снова становится доступным.

Шаг 8. Разместите ссылку на запись

У каждого типа встречи есть ссылка на бронирование: по ней ученик или родитель видит доступные слоты и выбирает время. Ссылку можно отправить напрямую или разместить на сайте. Планёрка также поддерживает встраивание записи на сайт.

Вывод

Когда в центре несколько преподавателей и форматов занятий, одной записи в переписке становится сложнее управлять: нужно учитывать расписания педагогов, пробные и групповые занятия, свободные места и переносы.

Если основная задача — организовать расписание и дать ученикам возможность записываться самостоятельно, для этого подойдет сервис онлайн-записи. В Планёрке можно настроить разные типы встреч, подключить календари преподавателей, добавить анкету перед занятием, напоминания и оплату.

Если центру дополнительно нужны учет посещаемости, абонементов, результатов обучения или расчет выплат преподавателям, стоит рассмотреть специализированную CRM. Подробнее эту разницу мы разбирали в статье «Нужна ли репетитору CRM или достаточно сервиса записи».

Попробуйте Планёрку бесплатно: настройте занятия и отправьте ученикам ссылку для самостоятельной записи.

Онлайн-запись
для учебных центров

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно

Часто задаваемые вопросы

Онлайн-запись
для школ и учебных центров

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно