Полный гайд по сервису онлайн-записи Calendly

Куча встреч, хаос в делах, постоянные переписки, чтобы согласовать очередной созвон — почти каждый, кто сталкивался с этим, слышал и о Calendly. Давайте разберемся, что это за сервис и как назначать встречи с его помощью. Поехали!

Что такое Calendly и где он будет полезен?

Calendly — зарубежный сервис, который помогает назначать встречи или созвоны. Вам больше не нужно согласовывать время и место встречи с каждым собеседником. Все происходит через онлайн-запись. Планировщик работает так::

1. Добавляете слот под встречу и указываете его параметры: тему беседы, тезисы, время и т.д.
2. Ставите интервалы, в которые можете подключиться к разговору.
3. Получаете ссылку и пересылаете ее тому, с кем нужно встретиться.
4. Пользователь открывает ссылку и отмечает свободный слот, который ему подходит.
5. Встреча добавляется в ваш календарь — осталось подключиться к созвону в назначенное время.

Если вы работаете менеджером по персоналу, руководите командой или проводите консультации, Calendly — это ваш вариант. Планировщик за вас наведет порядок в расписании, не даст запутаться среди множества встреч и избавит от длинных переписок с клиентами.

Как назначать встречи в Calendly: пошаговая инструкция 

Разработчики сервиса не стали перегружать его кнопками на главном экране — большинство команд спрятано в меню. Выглядит это стильно, но вот найти нужную команду сразу вряд ли получится. Чтобы не тратить время на «плутание» по разделам, держите инструкцию.

Шаг 1. Создание личного кабинета

Авторизуйтесь через электронную почту, учетку Microsoft или Google-аккаунт. Для этого нажмите «Get started» — команда находится справа вверху на первом экране. Появится форма, где нужно выбрать способ регистрации ⬇️ 

Шаг 2. Настройка аккаунта

После авторизации вы попадете в личный кабинет. Сначала нужно заполнить данные о себе. Чтобы это сделать, нажмите кнопку «Account» (правый верхний угол страницы), а затем — «Profile». Здесь можно добавить описание профиля: имя, приветственное сообщение, аватарку и т.д.

Шаг 3. Подключение календаря

Чтобы в вашем расписании отображались встречи из Calendly, синхронизируйте календарь с планировщиком. Для этого откройте «Calendar Sync», выберите тип сервиса и подключите его. Calendly работает с календарями Google, Microsoft и Apple.

Шаг 4. Создание нового слота 

Перейдите обратно на первый экран — для этого нажмите кнопку «Back to home». Чтобы создать новую встречу, выберите команду «+ Create». Установите тип, выберите площадку для созвона и установите длительность. Calendly предлагает выбрать интервал на 15 минут, полчаса, час или установить собственный.

Шаг 5. Настройка расписания

Перейдите в раздел «Event details» — здесь заполните поля с названием и кратким описанием встречи. Чтобы задать время и дни, в которые вы можете созвониться, перейдите в «Scheduling settings». В  «Buffer time» установите паузы между слотами — так они не будут идти друг за другом без остановки.

Шаг 6. Генерация ссылки для собеседника

Нажмите «Share» —  выйдет окно со ссылкой на встречу. Скопируйте адрес и отправьте собеседнику.

Далее человек переходит по ссылке и видит ваше расписание. Ему останется выбрать конкретный день и время из предложенных. Как только пользователь сделает это и назначит созвон, он появится в вашем календаре.

Какие недостатки есть у планировщика 

Команды и меню на английском языке. Сервис предлагает несколько языков для работы, но русского здесь нет. Поэтому русскоязычным пользователям порой тяжело разобраться в кнопках и вкладках Calendly. Даже если с английским все хорошо и в интерфейсе вы разобрались, проблемы могут возникнуть у собеседника. Есть риск, что человек просто не поймет «куда нажимать». 

Нет техподдержки на русском языке. Еще одно препятствие для русскоязычного юзера. Если возникнет проблема, общаться со специалистом придется на английском языке или постоянно использовать переводчик.

Практически за все функции нужно платить. Бесплатная версия позволяет создать только одну встречу и пригласить на нее одного человека. Хотите больше — заплатите, пожалуйста.

Дорогие тарифы. Если работать на бесплатной версии — не вариант, придется купить подписку. Например, тариф Standart стоит $10 в месяц и считается самым дешевым. Если вы оплачиваете все в рублях, учтите, что цена зависит от курса.

Трудности с оплатой. Допустим, у вас есть бюджет на платный тариф — но вот с самой оплатой не так все просто. Из-за санкций с обычной российской карты оплата не пройдет. Придется завести карту зарубежного банка или искать другие варианты, которые помогут обойти блокировку.

Хорошая новость: Calendly — не единственный в своем роде. Появились и другие планировщики, которые не доставляют таких проблем. 

Почему «Планёрка» — лучшая альтернатива Calendly 

«Планерка» и Calendly похожи: принцип работу у них одинаковый. Если вы уже пробовали зарубежный сервис, то быстро разберетесь и в «Планерке». Здесь также можно задавать слоты, ставить перерывы и интегрироваться с календарем.

Вот так пользователь, который перешел по ссылке на встречу, видит «Планерку»

Чем «Планёрка» лучше Calendly:

✅ Недорогие тарифы. Пользователям доступно 3 тарифа с дополнительными функциями. Чем дольше срок подписки, который вы выбираете, тем больше возможностей сервиса вам доступно. Если пересчитать цену тарифов Calendly в рубли, то «Планерка» с тем же функционалом обойдется в два раза дешевле.

✅ Нет заморочек с оплатой. Чтобы купить подписку, нужна любая карта российского банка. Еще один вариант — Яндекс Pay или Тинькофф. Для юрлиц есть оплата по реквизитам.

✅ Уведомления через Телеграм-бот. Чтобы не опоздать на очередной созвон, установите напоминания в ТГ-боте. А еще через него можно быстро организовать встречу в любом чате.

✅ Бесплатный базовый функционал. Все возможности планировщика доступны бесплатно. Единственное ограничение — количество встреч для одного пользователя. Оно не должно превышать пяти. Когда лимит исчерпан, можно перейти на платный тариф.

Протестируйте самостоятельно возможности «Планерки», чтобы проверить, действительно ли это лучшая альтернатива Calendly.