Автоматизация планирования собеседований: как рекрутеру убрать рутину из записи кандидатов

Согласование времени собеседования может растянуться на несколько сообщений. Рекрутер предлагает свободные слоты, кандидат отвечает позже, а к этому моменту часть времени уже занята. Если во встрече участвует нанимающий менеджер или несколько интервьюеров, приходится дополнительно сверять их расписания.

Даже после согласования встреча может сорваться. По данным опроса HeadHunter, соискатели в среднем получали 2,8 приглашения на собеседование в месяц, а посещали 2,3 — в hh.ru эту разницу оценили примерно как каждое пятое пропущенное собеседование.

Автоматизация планирования собеседований решает обе проблемы: убирает ручную координацию и помогает сократить неявки из-за забывчивости. Кандидат выбирает время из доступных слотов, встреча появляется в календаре, а перед интервью ему автоматически приходит напоминание.

Разберем, как организовать самозапись кандидатов, синхронизировать календари, настроить напоминания и находить общее время для собеседований с несколькими участниками.

Что такое автоматизация планирования собеседований и зачем она рекрутеру

Автоматизация планирования собеседований — это передача сервису части задач по организации встречи. Кандидат выбирает свободное время по ссылке, сервис учитывает занятость в календаре и отправляет напоминания перед интервью. Рекрутеру не приходится отдельно согласовывать каждый слот и вручную переносить встречу в календарь.

Самозапись по ссылке — один из элементов такого процесса. Если нужно сначала настроить ее, у нас есть отдельный гайд по организации записи на собеседования. Дальше к самозаписи можно добавить синхронизацию календарей, автоматические напоминания и другие сценарии, которые разберем ниже.

В результате автоматизируется именно организационная часть: показать кандидату актуальные слоты, зафиксировать выбранное время в календаре и напомнить о встрече. Само общение с кандидатом и проведение интервью остаются за рекрутером.

Когда запись на собеседования имеет смысл автоматизировать

Если рекрутер проводит несколько интервью в месяц и легко договаривается о времени с кандидатами, отдельная автоматизация может быть не нужна. Она становится полезнее, когда количество встреч растет или в их организации участвует несколько человек.

Например, автоматизация пригодится, если:

• одновременно открыто несколько вакансий и кандидаты записываются на интервью параллельно
• собеседования проводят не только рекрутеры, но и нанимающие менеджеры, тимлиды или другие сотрудники
• у разных этапов отбора разная продолжительность: например, 20 минут на первичный созвон и час на техническое интервью
• часть встреч приходится переносить и каждый раз заново согласовывать время
• рекрутер работает с кандидатами из разных часовых поясов
• интервью можно проводить только в определенные часы, чтобы они не занимали свободные окна в течение всего рабочего дня

Чем больше участников в процессе, тем больше времени может занимать само согласование. Контур отмечает, что выбор времени может проходить в несколько кругов между кандидатом, рекрутером и нанимающим менеджером.

В таких случаях задача автоматизации — учитывать правила конкретного процесса: продолжительность разных этапов, доступные для интервью часы и занятость участников.

Самозапись кандидата: как работает запись по ссылке

При самозаписи рекрутер не предлагает кандидату несколько вариантов времени вручную. Вместо этого он отправляет ссылку на страницу записи, где кандидат выбирает подходящий слот из доступных.

В Планёрке для разных этапов отбора можно создать отдельные типы встреч. Например, для первичного созвона выделить 20 минут, для технического интервью — час. Для каждого типа встречи задаются свои параметры записи и доступное время.

Кандидат открывает ссылку и выбирает подходящий вариант. После бронирования слот занимает место в расписании, поэтому рекрутеру не нужно отдельно переносить договоренность из переписки в календарь.

Одну и ту же ссылку можно отправлять разным кандидатам, пока соответствующий тип встречи доступен для записи. Это особенно удобно при поточном найме, когда одинаковый этап проходят несколько человек. Подробнее о механике самозаписи мы рассказывали в материале об онлайн-планировании встреч.

Синхронизация календарей: как учитывать занятое время

Самозапись работает нормально только тогда, когда сервис знает об актуальной занятости рекрутера. Иначе свободное время придется обновлять вручную после каждой новой встречи.

Для этого Планёрку можно синхронизировать с календарем. Если на определенное время там уже запланирована встреча или другое событие, этот период учитывается при формировании доступных для записи слотов. Кандидат видит время с учетом уже существующего расписания и не может выбрать занятое окно.

Новая запись кандидата также появляется в календаре. Поэтому рекрутеру не приходится вести два отдельных расписания и вручную переносить в календарь каждое назначенное интервью.

Если для работы используется несколько календарей, важно заранее определить, занятость из каких из них должна влиять на запись. Например, при выборе слотов для интервью можно учитывать рабочий календарь рекрутера и календарь с внутренними встречами. Подробнее о работе с расписанием мы рассказывали в подборке тактик планирования встреч.

Автоматические напоминания: как сократить неявки на собеседованиях

Даже после записи встреча может сорваться просто потому, что кандидат о ней забыл. Особенно если между откликом и интервью прошло несколько дней и за это время у человека появились другие собеседования и договоренности.

Автоматические напоминания снимают с рекрутера необходимость писать каждому кандидату перед встречей. В Планёрке можно настроить до двух напоминаний и выбрать, за какое время до собеседования они будут отправлены. Настройка применяется ко всем новым записям, поэтому задавать уведомления для каждого кандидата отдельно не нужно.

Универсального времени для напоминания нет. Его лучше выбирать с учетом формата интервью. Например, первое уведомление можно отправлять заранее, чтобы кандидат успел изменить планы или перенести встречу, а второе — незадолго до начала, чтобы у него под рукой были время и ссылка на звонок.

В самом напоминании кандидату полезно дать информацию, которая понадобится непосредственно перед интервью: дату и время, ссылку на видеозвонок или адрес офиса и возможность управлять записью. Такие данные Планёрка добавляет в уведомления о встрече.

Напоминания не гарантируют, что кандидат придет: причины неявки могут быть разными. Но они убирают необходимость вручную дублировать информацию перед каждым интервью.

Подробнее о возможностях разных инструментов мы рассказывали в обзоре сервисов записи на собеседование.

Командные и панельные собеседования: как найти общее время

Если на собеседовании должны присутствовать несколько человек, подобрать время сложнее. Например, для технического интервью нужно одновременно найти свободный час у кандидата, рекрутера и тимлида. При ручной записи рекрутер сначала сверяет календари коллег и только потом предлагает подходящие варианты кандидату.

В Планёрке есть два сценария командной записи, и для рекрутинга они решают разные задачи.

Все вместе. Подходит для панельного интервью, когда на встрече должны одновременно присутствовать, например, рекрутер, тимлид и руководитель направления. Слот доступен для записи только в том случае, если в это время свободны все участники. Если в календаре хотя бы одного появляется занятое событие, этот вариант времени перестает быть доступен. После записи встреча добавляется в календари участников.

Один из команды. Этот сценарий пригодится, если один и тот же этап могут провести несколько сотрудников. Например, первичный скрининг проводят три рекрутера и кандидату не принципиально, к кому попасть. Планёрка проверяет доступность участников и назначает встречу свободному сотруднику.

Так можно автоматизировать два разных процесса: искать пересечение календарей, когда на интервью нужны все участники, или распределять кандидатов между несколькими интервьюерами, когда достаточно одного из них.

При настройке стоит учитывать не только события в календарях, но и рабочие часы участников. Например, если тимлид проводит интервью только по вторникам и четвергам после обеда, эти ограничения лучше сразу заложить в расписание, а не каждый раз учитывать вручную. В Планёрке доступность командной встречи определяется с учетом расписания и подключенных календарей участников.

Если для найма нужны не только инструменты записи, мы собрали их в отдельном обзоре 15 инструментов для рекрутера.

Как настроить автоматизацию записи на собеседования в Планёрке

Если основные сценарии уже определены, настройку можно собрать последовательно: сначала подключить расписание, затем создать форматы интервью и только после этого открывать запись кандидатам.

1. Создайте страницу записи в Планёрке. Она станет основной точкой, через которую кандидаты смогут выбирать время. Для отдельных типов встреч при необходимости можно использовать прямые ссылки.
2. Подключите рабочий календарь. Так Планёрка сможет учитывать уже занятое время при формировании доступных слотов. Если рекрутер использует несколько календарей, стоит проверить, какие из них должны учитываться при записи.
3. Создайте отдельные типы встреч для этапов отбора. Например, первичный созвон на 20 минут, техническое интервью на 60 минут и финальное интервью на 45 минут. Для них можно задать разную продолжительность и другие параметры записи.
4. Определите время для интервью. Необязательно открывать для кандидатов весь рабочий день. Например, можно оставить для собеседований несколько окон утром и после обеда или выделить под них определенные дни недели. Так новые записи не будут хаотично распределяться между другими задачами.
5. Настройте уведомления. В Планёрке можно заранее определить, когда кандидат получит напоминание о встрече. Проверьте также, достаточно ли информации в уведомлении: кандидату должны быть понятны время, формат встречи и способ подключения.
6. Настройте командную запись, если интервью проводят несколько сотрудников. Для панельного собеседования понадобится общая доступность участников. Если один этап могут проводить несколько рекрутеров, можно использовать сценарий, при котором запись получает свободный сотрудник.
7. Проверьте запись со стороны кандидата. Перед отправкой ссылки откройте ее сами: посмотрите, какие слоты доступны, правильно ли указана продолжительность, что происходит после бронирования и какую информацию получает кандидат. Это позволяет заметить ошибки до запуска записи на реальных соискателях.
8. Добавьте ссылку в сообщения кандидатам. Ее можно отправлять в письме или переписке вместо списка свободных часов. Для разных этапов отбора используйте соответствующий тип встречи, чтобы кандидат сразу попадал в нужный сценарий записи.

После запуска стоит периодически проверять настройки, особенно если меняются рабочие часы рекрутеров, состав интервьюеров или этапы найма. Автоматизация не требует настраивать каждую встречу отдельно, но само расписание должно оставаться актуальным.

Если онлайн-собеседования записываются, после встречи аудио или видео можно расшифровать через Писец. Так к ответам кандидата можно вернуться в тексте, не пересматривая всю запись.

А если сначала хотите сравнить варианты без оплаты, у нас есть подборка бесплатных сервисов записи, где разобраны в том числе возможности Планёрки.

Онлайн-запись для экспертов

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно

Итого

При ручной записи рекрутер участвует в каждом назначении собеседования: предлагает время, ждет ответа, проверяет календарь, подтверждает встречу и при необходимости начинает согласование заново. При автоматической записи большая часть этих действий происходит без переписки.

В Планёрке можно открыть кандидатам только подходящие для интервью часы, учитывать занятость в календарях и настроить напоминания. Если в собеседовании участвуют несколько сотрудников, сервис учитывает и их расписание.

В результате рекрутеру остается следить за тем, чтобы правила записи соответствовали текущему процессу найма, а не вручную назначать каждое интервью.

Онлайн-запись для экспертов

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно

Часто задаваемые вопросы

Онлайн-запись для экспертов

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно