Как психологу настроить онлайн-запись клиентов за 5 минут

О чем в этой статье

Психологи, коучи и психотерапевты проводят до 10 консультаций в день. Вручную за таким расписанием следить сложно, а если клиенты забывают о встречах или переносят созвоны — в календаре эксперта может воцариться хаос. Связываться со сложными системами контроля клиентов тоже не хочется: сложно и дорого.

Планёрка — интуитивно понятный планировщик встреч, который можно настроить за пять минут. Сервис избавляет помогающих практиков от бесконечного согласования встреч и неразберихи в календаре.

Рассказываем, как бесплатно начать пользоваться Планёркой и автоматизировать запись клиентов.

Шаг 1. Авторизуйтесь в системе

Регистрация займёт не больше двух минут: просто перейдите на сайт сервиса и нажмите кнопку «Попробовать бесплатно» или «Регистрация».

*Простота формы записи — залог психического здоровья и эмоционального равновесия ;)*

Для создания аккаунта укажите электронную почту и подтвердите её с помощью кода из письма. После этого вы попадёте в личный кабинет, в котором для вас уже создана встреча на 30 минут. Вам в течение 7 дней будет доступен весь функционал сервиса. Этого времени достаточно, чтобы оценить все возможности сервиса планирования встреч. Затем вы автоматически перейдете на бесплатный тариф с лимитом до 20 встреч в месяц.

При регистрации не надо заполнять десятки полей с личными данными и привязывать банковскую карту.

Шаг 2. Подключите к Планёрке ваш календарь

Планёрка интегрируется с большинством популярных календарей: Google, Apple, Яндекс и Microsoft. Подключить ваш календарь к планировщику встреч очень просто.

В личном кабинете зайдите во вкладку «Интеграции».
Выберите один или несколько календарей и нажмите «Подключить».
Следуйте дальнейшим инструкциям сервиса — они зависят от конкретного календаря.

Бинго! Теперь Планёрка сможет определять наличие занятости в подключенных календарях и отображать только свободное время согласно расписанию.

*Если нужно — подключите хоть все календари из списка, нам не жалко*

Шаг 3. Подключите сервис видеоконференций

Вы можете одной кнопкой интегрировать сервис, в котором проводите онлайн-встречи: Zoom, Jitsi, Sber Jazz, Контур Толк, Яндекс Телемост. Планёрка автоматически создаст ссылку на звонок, добавит её в ваши календари и отправит собеседнику.

*У Планёрки есть встроенный сервис* «Планёрка Видео»*, он не требует настройки и авторизации, так что можете ничего не подключать и пользоваться только им*

Шаг 4. Настройте расписание

В разделе «Расписания» можно задать график работы один раз и привязать его к нужным типам встреч — вам больше не придется перенастраивать время для каждого слота отдельно.

Что можно настроить:

🔹 Рабочее время. Укажите дни и время, когда вы готовы принимать клиентов. При необходимости можно создавать разные варианты графиков.

🔹 Особые дни. Если планируете отпуск, выездную сессию или хотите взять незапланированный выходной, выберите нужные даты — запись на них автоматически закроется.

🔹 Праздники. Во вкладке «Праздники» можно включить тумблер с государственными праздниками РФ, чтобы Планёрка убирала эти дни из доступных для записи.

Шаг 5. Создайте встречу

В разделе личного кабинета «Типы встреч» вам доступна встреча на 30 минут. Можно использовать ее как есть, настроить по-своему или создать собственные..

Чтобы изменить готовую встречу, кликните на её карточку или нажмите три точки и кнопку «Редактировать». После этого откроется окно настройки, в котором можно указать:

🔹 название и описание встречи, чтобы вашим гостям было понятно, что будет на встрече;

🔹 продолжительность — например, 30, 45 или 60 минут;

🔹 сервис для созвона;

🔹 дни недели и часы, когда можно забронировать встречу;

🔹интервал между бронированием и текущим временем — чтобы вам не назначили созвон через час;

🔹интервалы между встречами, чтобы перевести дух и подготовиться к следующей сессии;

🔹ограничение срока бронирования — чтобы клиенты бронировали консультации через полгода;

🔹дополнительные вопросы для клиента — например, можно попросить описать проблему или прислать логин в ТГ.

Когда закончите настройку — нажмите «Сохранить».

Чтобы создать новый тип встречи, в личном кабинете нажмите «Создать новый тип встречи». Планёрка предложит на выбор четыре варианта встреч: личную (один на один), групповую, «команда в сборе» и «первый освободившийся сотрудник». Выберите подходящий вариант, а потом повторите шаги, которые мы описали выше.

Шаг 6. Подключите напоминания о встречах

Клиент (а иногда и эксперт) может перепутать время или забыть о встрече. Писать напоминания вручную — долго и неудобно. Планёрка решает и этот вопрос: сервис умеет отправлять напоминания на почту и в мессенджеры вам и клиенту.

Как настроить напоминания:

🔹 нажмите кнопку «Настройки» в правом боковом меню личного кабинета;

🔹 выберите «Профиль»;

🔹 перейдите во вкладку «Напоминания».

Укажите, в какое время отправлять напоминания и куда

Затем подключите Телеграм-бота Планёрки — он умеет присылать напоминания о встрече, формировать список дел на день и помогает назначать созвоны прямо из чата. Подключить бота можно в разделе «Интеграции».

Обратите внимания на другие дополнительные приложения, например, на Продамус, чтобы клиент мог внести предоплату во время бронирования встречи — Обратите внимание на другие приложения, например, на Продамус, чтобы клиент мог внести предоплату во время бронирования встречи

Шаг 7. Поделитесь с клиентами ссылкой на встречу

В личном кабинете скопируйте ссылку на нужную встречу. Отправляйте её в переписке, разместите в соцсетях или встройте на личный сайт.

Клиентам остается только выбрать удобное время и записаться к вам на консультацию. Даже если люди впервые увидели планировщик встреч — они точно поймут, что нажимать.

*Клиенты увидят аналогичную форму записи, когда перейдут по ссылке*

Еще один способ отправить ссылку — через ТГ-бота. В чате с клиентом просто введите значок «@». Бот предложит вам выбрать нужную встречу из списка и за секунду создаст сообщение для собеседника.

Если вы добавили поля с дополнительной информацией, клиент увидит их во время бронирования — и сможет ввести данные.

*Когда клиент нажмет «Подтвердить встречу» — она отобразится в вашем календаре*

Больше не нужно тратить время на долгую переписку с клиентами! Теперь ваша работа с расписанием будет выглядеть так:

— Здравствуйте! можно к вам на консультацию? 👀

— Конечно, перейдите по ссылке и выберите удобное время ❤️

А высвободившиеся «серые клеточки» и часы времени можно потратить на что-то более важное, чем согласования консультаций и «шашечки» с календарём. Попробуйте российский планировщик встреч — это бесплатно!

А ещё вы можете зайти на образовательную платформу «Университет Планёрки», там есть бесплатные курсы и материалы для частной практики, в которых вы узнаете, как организовать рабочие процессы и привлекать клиентов. Авторы курсов — опытные психологи, которые смогли выстроить стабильную практику и зарабатывают больше 150 000 рублей в месяц.