Как репетитору настроить онлайн-запись учеников: пошаговое руководство

По данным исследования «Авито Услуг» и ProgressMe, 97% репетиторов в России уже работают онлайн — полностью или частично. Учеников находят через соцсети, Авито, сарафанное радио. А вот запись на занятия у некоторых репетиторов ведется по старинке: используются ежедневники, блокноты, а согласование встреч происходит через мессенджеры и звонки по телефону.

Знакома ли вам ситуация: ученик пишет «можно перенести на четверг?», вы листаете переписку с другими, пытаетесь вспомнить, когда свободны, отвечаете через два часа. Или хуже: два ученика записались на одно время, потому что вы забыли обновить блокнот.

Сервисы онлайн-записи решают эту проблему. Ученики или их родители выбирают дату и время, получают напоминания перед занятием, а расписание обновляется автоматически. Ниже — подробный гайд: зачем это нужно, как настроить за 10 минут и каких ошибок избежать.

Зачем репетитору онлайн-запись?

Когда учеников двое, еще хватает блокнота и мессенджера. Но если их уже человек 5, вы будете уставать от организации занятий больше, чем от уроков. Педсовет пишет, что даже 3 урока в день без системы учёта вызывают путаницу: звонки в разное время, переносы в последний момент, забытые домашние задания.

А если ученики живут в разных городах? Преподаватель английского из кейса Планёрки работала с учениками из нескольких стран и без автоматической подстройки часовых поясов пересчитывала время вручную. С сервисом записи ученик видит слоты в своём часовом поясе, а репетитор — в своём.

Ещё один плюс — автоматические напоминания: ученик получает уведомление о занятии заранее, что снижает риск пропусков и отмен в последний момент.

Сравним инструменты для записи учеников

5 признаков, когда репетитору пора настроить онлайн-запись

1. Хотите больше зарабатывать. Треть репетиторов зарабатывает больше 80 000 рублей в месяц, а это минимум 10 учеников при средней ставке 1 000–2 000 рублей за урок. С таким потоком ручная запись не справляется
2. Переносите занятия. Ученик просит провести урок в другой день, вы проверяете свободный слот в блокноте, тратите 10–15 минут на каждый перенос
3. Отправляете по 10 сообщений, чтобы назначить встречу. «А во вторник?», «Нет, во вторник занято, давайте в среду», «В среду могу только утром». Если согласование времени длится дольше, чем проверка домашнего задания — вам нужна ссылка с актуальными слотами

4. Боитесь, что запишите двух учеников на одно время. Именно двойные бронирования и путаница с датами — главная проблема, которую решают инструменты онлайн-записи

5. Работаете с разными часовыми поясами. Если ученики из Москвы, Новосибирска и Алматы — пересчитывать постоянно время в голове — тяжело

Что умеет сервис онлайн-записи для репетитора

При выборе сервиса записи определите список необходимых функций. Так вы не переплатите за лишние инструменты и не упустите те возможности, которые вам пригодятся.

Чек-лист:

Форма записи. Должна быть:

• Понятной. Родителям не нужно регистрироваться или скачивать приложения. Они переходят по ссылке, выбирают свободное окно и оставляют контакты.
• Универсальной. Ссылка на запись одинаково хорошо открывается в мессенджерах, соцсетях или на сайте.

Публичная страница. Если у вас нет сайта, используйте страницу-визитку, созданную в сервисе записи. На ней можно собрать всё важное для учеников: краткое резюме, отзывы, кнопки мессенджеров и расписание занятий.

👉 Посмотрите, как репетитор Рушан Якубов оформил свою визитку в Планёрке: https://planerka.app/prepodavatel-rushan-yakubov

Напоминания. Для вас и учеников, как минимум, два: за сутки и за час до урока. Желательно в коротком формате, например, в Телеграм. Так вы можете скопировать и переслать сообщение ученику или его родителям, если потребуется.

Синхронизация с календарём. Занятия автоматически появляются в Google Calendar, Яндекс Календаре или Apple Calendar. Если вы заблокировали время под личные дела — ученик это время не увидит. 

Учет часовых поясов. Ученик видит слоты в своём часовом поясе. Не нужно писать «15:00 по Москве, у вас это будет 19:00».

• Главное — не путать сервис онлайн-записи с CRM. Одному специалисту достаточно расписания, ссылки для записи и напоминания, и, скорее всего, не пригодятся модули продаж, воронки, задачи для команды. Подробнее о различиях узнаете в обзоре бесплатных сервисов записи.
• Больше рекомендаций по выбору инструментов — в обзоре сервисов для репетиторов.

Онлайн-запись
для экспертов

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно

Как настроить онлайн-запись за 10 минут: пошаговая инструкция

Чтобы запустить онлайн-запись, достаточно четырёх шагов: зарегистрироваться, создать тип занятия, настроить расписание и отправить ссылку ученикам. Как это сделать, разбираем на примере сервиса онлайн-записи Планёрка. У неё все базовые функции бесплатны, понятный личный кабинет и простая форма записи.

Шаг 1. Регистрация

Зайдите на planerka.app и зарегистрируйтесь. Потребуется только почта и пароль, не надо привязывать банковскую карту, у вас уже будет бессрочный бесплатный тариф. 

Шаг 2. Создайте занятия

В разделе «Типы встречи» нажмите «Создать встречу» и заполните:

• Название: например, «Подготовка к ЕГЭ по математике» или «Пробное занятие»
• Длительность: 60 или 90 минут
• Место встречи:
  • Видеосервис 
  • Адрес, где вы находитесь
• Вопросы гостю: например, какие контакты клиент должен оставить после бронирования, например, номер телефона, который привязан к мессенджеру. Также есть галочка, чтобы эти поля были обязательными к заполнению

Шаг 3. Настройте расписание

Укажите рабочие дни и часы: допустим, понедельник и пятница с 10:30 до 15:00, вторник, среда, четверг — с 12:00 до 18:00. Планёрка синхронизируется со всеми календарями, так что личные события, такие как родительское собрание, семейный ужин, автоматически блокируют слоты для записи.

А еще можно указать: 

• Время до бронирования встречи: например, сутки, чтобы подготовиться и проверить домашнее задание перед уроком
• Перерыв между занятиями — 15 или 30 минут, чтобы отдохнуть и настроиться на следующий урок

Шаг 4. Поделитесь ссылкой

Скопируйте ссылку на вашу страницу, отправьте клиенту или разместите её:

• В описании профиля VK
• На личном сайте или лендинге
• В объявлении на Авито или Профи.ру

О каждой новой записи вам придет уведомление на почту и в Телеграм, если подключите бота.

Как устроена запись: путь клиента

Разберём, что видит ученик или родитель, когда переходит по ссылке на вашу форму в Планёрке:

Актуальное расписание. Занятые и заблокированные часы скрыты. Время отображается под часовой пояс клиента — если он в Новосибирске, а вы в Москве, встреча начнется вовремя для всех.

Бронирование за 30 секунд. После выбора времени достаточно ввести имя и телефон. Никаких регистраций или сложных паролей — данные сохраняются, и запись подтверждается.

Напоминания. За сутки и за час до занятия ученик получает напоминание с ссылкой на звонок. Это повышает доходимость — ученик не забывает про урок, а если не может прийти, отменяет заранее, а не «пропадает».

5 ошибок при настройке онлайн-записи

Настроить сервис несложно, но есть типичные ошибки, из-за которых запись работает хуже, чем могла бы.

Ошибка 1. Слишком много типов занятий. Не создавайте десять вариантов: «ЕГЭ-базовый», «ЕГЭ-продвинутый», «ЕГЭ-интенсив по выходным». Ученик запутается. Двух-трёх типов достаточно.

Ошибка 2. Нет буфера между занятиями. Если урок идёт с 10:00 до 11:00, а следующий слот начинается в 11:00 — вы без перерыва. Добавьте буфер 10-15 минут. Вы не робот.

Ошибка 3. Не подключён календарь. Без синхронизации с Google или Яндекс Календарём ваши личные события не блокируют слоты. Результат — ученик записывается на время, когда вы у стоматолога.

Ошибка 4. Ссылка спрятана. Разместили ссылку в одном посте VK три месяца назад и ждёте записей. Ссылка должна быть на виду: в шапке профиля, в закреплённом сообщении, в подписи.

Ошибка 5. Не настроены напоминания. Без напоминаний вы или ученики могут забыть о записи или опоздать на урок. Убедитесь, что автоматические уведомления включены.

Три вывода из этого гайда

• Если у вас больше 5 учеников — вы теряете часы на переписку
• Настройка онлайн-записи занимает 10 минут, а не «когда-нибудь разберусь»
• Ученикам и родителям удобнее записываться самим, чем ждать ваш ответ в мессенджере

Проверьте бесплатно, как работает онлайн-запись в Планёрке. Зарегистрируйтесь на planerka.app, создайте первый тип занятия и отправьте ссылку одному ученику. Через неделю сами увидите разницу.

Часто задаваемые вопросы

Онлайн-запись
для экспертов

Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно