Телеграм-бот для записи клиентов: как настроить за 10 минут

О чем в этой статье

Если клиент пишет вам в Телеграм, чтобы договориться о встрече, переписка обычно растягивается на несколько сообщений: «когда вам удобно», «в четверг после обеда», «хорошо, пришлю ссылку». Кто-то забудет прислать напоминание, кто-то не откроет чат вовремя, и встреча может сорваться.

Планёрка помогает с онлайн-записью на встречи, её телеграм-бот подставляет ссылку на запись в тот же чат, где идёт переписка. Клиент открывает ссылку, выбирает время и записывается на встречу.

Телеграм-бот умеет:

Назначать встречу
Создавать ссылку на видеозвонок
Присылать напоминания о встрече
Отправлять список встреч и дел на день
Работать в групповых чатах

У Планёрки есть и обычная страница записи со ссылкой, которую можно разослать один раз и использовать постоянно. Бот работает как ещё один способ получить эту же ссылку: он выводит её в чате Телеграм, и переключаться в браузер не нужно.

Разберём каждую функцию телеграм-бота подробнее и покажем, как её настроить.

Инлайн-режим: как назначить встречу за 2 клика

Это самая частая причина, по которой пользователи подключают бота. Не нужно заходить в личный кабинет, чтобы скопировать ссылку на запись. Достаточно ввести символ @ в любом чате Телеграм и выбрать бота: @planerka_app_bot.

Откроется меню с двумя вариантами:

Выбрать тип встречи. Бот подставит ссылку на расписание для этого типа встречи и сформирует сообщение с предложением выбрать слот. Гость откроет ссылку и увидит свободное время уже в своём часовом поясе.

Текст, который бот автоматически отправляет в чат при выборе встречи, можно изменить. Настройка находится здесь: личный кабинет → Настройки профиля → «Напоминания» → нижний блок «Инлайн режим в телеграм».

0:00

/0:13

Создать быстрый видеозвонок. Подходит, если нужно обсудить что-то срочно, не договариваясь заранее. Бот пришлёт уникальную ссылку на видеозвонок в бесплатном сервисе Планёрка Видео: участвовать можно через браузер, ничего устанавливать не нужно.

0:00

/0:10

Как создать звонок в Телеграме

Уведомления и напоминания

Организатору встречи

Как только гость забронирует слот, вы получите уведомление в Телеграме. Дальше бот присылает до двух напоминаний перед встречей, например за 24 часа и за 30 минут. Интервалы настраиваются в настройках профиля, в разделе «Напоминания».

Пример уведомления в телеграм-боте. Вы можете присоединиться к звонку прямо из чата

Гостю встречи

После записи на встречу на странице с подтверждением бронирования нужно нажать кнопку «Ссылка на встречу и напоминания». Это запустит бота, который будет отправлять напоминания. В сообщении так же, как и у организатора, будут указаны дата, время и ссылка на звонок. Подключиться к звонку можно прямо из чата.

Страница успешного бронирования в Планёрке

Подробный разбор того, как гости получают напоминания и какие каналы для этого доступны, в статье «Напоминания для гостей».

Встречи и дела на день

Каждое утро в 6:00, если на день запланированы события, бот присылает сводку: список встреч из Планёрки и дела из подключённого календаря (Google, Yandex, Apple, Microsoft, любой CalDAV-сервер). Сводку видит только владелец аккаунта, поэтому её удобно использовать и для личных задач вперемешку с рабочими встречами.

Сводку видит только владелец аккаунта, поэтому её удобно использовать и для личных задач вперемешку с рабочими встречами

Включить или выключить сводку можно в «Настройках профиля» → «Напоминания», отдельно для Телеграм, для почты или для обоих каналов одновременно. Если вы ведёте несколько календарей, стоит заранее свериться с настройками в статье «Интеграция с календарём», чтобы утренняя сводка не разошлась с реальным расписанием.

Учтите, что эта опция недоступна на бесплатном тарифе Планёрки.

Работа в группе

Бот в групповом чате особенно выручает там, где созвон касается нескольких человек одновременно, например супервизия с несколькими практикантами или еженедельный созвон команды. Не нужно дублировать напоминание каждому участнику: бот один раз присылает его в общий чат, вместе с ссылкой на встречу.

Два способа добавить бота в группу:

Способ 1. Откройте диалог с ботом @planerka_app_bot. Нажмите на имя бота вверху экрана. Выберите «Добавить в группу» и кликните на нужную из списка чатов.

Способ 2. Откройте нужный групповой чат. Нажмите на название группы вверху экрана. Выберите «Добавить участников». Введите в поиске @planerka_app_bot.

Учтите: уведомления и напоминания привязаны к аккаунту того, кто добавил бота. Если этот человек уйдёт из группы или сменит расписание, сводки будут отражать именно его встречи.

Кроме того, не выдавайте боту права администратора. С админскими правами он на каждое сообщение в чате отвечает «Я не понимаю такой команды». Это мешает общению в группе

Подробнее, как записать на один слот несколько человек, читайте в статье «Групповые встречи».

Кому телеграм-бот особенно полезен

Бот одинаково хорошо работает для любого формата записи, но чаще всего его настраивают:

HR и рекрутеры, чтобы отправлять кандидату ссылку на собеседование в чат, не тратя время на согласование. Подробнее о том, как Планёрка закрывает эти задачи, в разделе «Планёрка для HR»
Психологи и консультанты, слот удобнее выслать в этом же чате, чем переключаться в почту. Напоминание за сутки и за час до сессии снижает количество пропущенных встреч, и звонить дополнительно не нужно. Отдельно разобрали эту тему в статье «Планёрка для психологов»
Команды и репетиторы: групповые занятия и внутренние созвоны, где напоминание видят все, кто в чате, и организатору не нужно пересылать его лично
Небольшие сервисные бизнесы: мастера, тренеры, консультанты, у которых запись ведётся через переписку в мессенджере

Если вы выбираете между несколькими сервисами онлайн-записи, разница в подходах описана в статье «Планёрка против Calendly».

В любом из этих сценариев логика одна и та же: переписка с клиентом уже идёт в Телеграме, и нет смысла переключать его в другое приложение ради одного шага. Бот берёт этот шаг на себя, оставаясь в том же чате, где идёт разговор.

Как подключить телеграм-бота: пошаговая инструкция

Подключение занимает меньше пяти минут.

Войдите в свой профиль в Планёрке. Понадобится обычный аккаунт, отдельная подписка для бота не нужна, достаточно бесплатного тарифа
В главном меню откройте раздел «Интеграции». Там собраны все подключения Планёрки, включая календари и видеосервисы
Подключите бота. Планёрка перенаправит в Телеграм и откроет диалог с @planerka_app_bot
Запустите его командой Start
Пройдите короткий онбординг: нажмите кнопку «Попробовать» и выберите любую встречу, чтобы бот показал, как работает инлайн-режим

После этого закройте и откройте приложение Телеграм: бот появится в списке контактов, и можно переходить к работе. Если что-то пошло не так на одном из шагов, например бот не отвечает на команду Start, стоит проверить, не заблокирован ли он в настройках Телеграма, и попробовать подключить его через раздел «Интеграции» ещё раз.

Итог

Подключение бота не требует отдельной подписки или технической настройки: нужен только доступ к личному кабинету Планёрки. Все шаги из этой статьи, от подключения до добавления в группу, занимают меньше времени, чем согласовывать один рабочий созвон в переписке. Если аккаунта в Планёрке еще нет, зарегистрируйтесь бесплатно. Продуктивных встреч ❤️

Онлайн-запись для психологов

Записывайте клиентов легко. Всё на автопилоте: календарь, оплата, созвон, напоминания

Попробовать бесплатно

Частые вопросы о телеграм-боте Планёрки

Нужно ли устанавливать дополнительные приложения для видеозвонков через бота?

Нет, ссылка на видеозвонок открывается в браузере, и ни бот, ни собеседник ничего дополнительно не устанавливают.

Можно ли дать боту права администратора в группе?

Не стоит. С админскими правами бот начинает отвечать «Я не понимаю такой команды» на каждое сообщение в чате, что мешает обычному общению.

От чьего имени бот присылает уведомления в группу?

От аккаунта того пользователя Планёрки, который добавил бота в группу. Работает это так же, как и в личном чате с ним.

Как изменить текст сообщения, которое бот отправляет в инлайн-режиме?

Личный кабинет → Настройки профиля → «Напоминания» → нижний блок «Инлайн режим в телеграм».

Можно ли настроить, за сколько времени до встречи приходят напоминания?

Да, интервалы напоминаний настраиваются в разделе «Напоминания» личного кабинета, например за 24 часа и за 30 минут до встречи.

Что делать, если бот перестал отвечать или пропали уведомления?

Разобрали отдельно в статье «Решение проблемы с телеграм-ботом».

Видит ли бот содержимое моего личного календаря?

Утреннюю сводку с делами из подключённого календаря видит только владелец аккаунта. Участникам группового чата, куда добавлен бот, приходят только уведомления и напоминания о встречах.

Нужна ли публичная страница записи, чтобы пользоваться ботом?

Да, бот работает поверх типов встреч, уже настроенных в личном кабинете Планёрки. Сначала нужно создать хотя бы один тип встречи, и тогда инлайн-режим бота будет предлагать ссылку именно на него.