Как «Планерка» помогла психосоматологу организовать онлайн-запись встреч

Большой поток клиентов, бесконечное согласование созвонов и несколько форматов онлайн-консультаций — всё это может создать хаос в расписании и отнимать время. Так было и у Дмитрия Ананьева, специалиста по нейросоматике. Но он нашел решение и смог грамотно организовать работу с помощью сервиса планирования встреч. 

Коротко об эксперте

Дмитрий профессионально изучал психологию, медицину и оздоровительные практики. Сейчас он работает в модальности, которая называется «Нейросоматика». Психолог проводит консультации для тех, кто столкнулся с болезнями из-за сильного стресса или длительного эмоционального перенапряжения. Такая работа проводится параллельно с лечащим врачом клиента. 

— Суть метода в том, чтобы найти ситуацию в которой стресс вызвал биологический конфликт и привел к заболеванию. — рассказывает эксперт. — Важно  научить клиента по-другому реагировать на чувствительные для него жизненные вызовы путём изменения  внутреннего отношения к себе и к ситуации.

К нейросоматологу приходят с хроническими заболеваниями в ЖКТ и гинекологии, с аллергией, дерматитом и другими проблемами.   

Дмитрий работает в нескольких форматах:

➡️ бесплатная консультация для новых клиентов, на которой он в течение тридцати минут обсуждает проблему клиента, разбирается в причинах и делает предварительную диагностику психосоматических причин болезни;

➡️ терапия сознания — платная полуторачасовая сессия, на которой психолог работает с запросами клиента. 

Искал хороший планировщик, пробовал работать с Calendly и Google календарём

У Дмитрия стало больше клиентов и их нужно было разделить на два потока: те, кто идёт на бесплатную консультацию и на платную терапию. А ещё добавились встречи со специалистами по маркетингу и продвижению, которые приходилось размещать между сессиями так, чтобы не поплыло расписание.

Вручную регулировать пять-восемь созвонов в день было тяжело. Приходилось постоянно уточнять, придет ли участник, переносить встречи и внимательно следить за расписанием. Дмитрий решил, что нужно найти сервис, который поможет тратить на эти процессы меньше сил и времени.

Сначала эксперт начал вести расписание в Google-календаре и вручную вносить туда созвоны — но это отнимало еще больше времени. Тогда он попробовал воспользоваться зарубежным планировщиком Calendly. 

Сначала идея сервиса Дмитрию понравилась и он включил Calendly в работу. Он создавал встречу, отмечал свое расписание, указывал свободные слоты и отправлял ссылку клиентам. Пользователь должен был перейти по ссылке, выбрать удобную дату и время и записаться на консультацию. Но на практике появились проблемы.  

❌ Английский интерфейс. Клиенты Дмитрия — это жители СНГ, России и русскоязычные люди из других стран. Многие из них путались в английском интерфейсе Calendly и  не могли записаться на консультацию. 

❌ Много лишних функций. Одни инструменты действительно помогали упорядочить расписание, а другие — только раздували меню сервиса и усложняли работу. Например, дополнительная настройка цветов, брендирование страниц и сложные настройки механики встреч. Все это было ненужным и, как отмечает Дмитрий, вызывало ощущение «неповоротливого комбайна».

❌ Высокая стоимость. Эксперту нужно было разделить консультации на два типа, а это можно было сделать только на платном тарифе. Вдобавок стоимость сервиса в рублях менялась от месяца к месяцу и зависела от курса доллара. А бесплатная версия планировщика позволяет создать только один тип встречи с одним участником.

Идея была хорошая, но Calendly специалисту не подошел. Психолог начал искать русскоязычные решения, в которых не было бы подобных проблем. 

«Планёрка» помогла отладить процесс записи клиентов и справиться с потоком встреч

В ноябре 2023 года Дмитрий узнал о «Планерке». Здесь были все функции, которые понравились ему в Calendly, но интерфейс оказался намного удобнее. К тому же сервис был русскоязычным — это снимало вопросы клиентов на этапе записи 

Создал приглашение на бесплатную консультацию. Сначала психолог попробовал «Планёрку» в деле на бесплатных консультациях. Чтобы лучше понимать клиентов, он добавил в настройки встречи поля, в которых клиент мог рассказать о себе и своей проблеме. Это помогало заранее подготовиться к встрече и сэкономить время. 

Решил проблему с переносом встреч. Если человек по какой-то причине не мог присутствовать на консультации, он мог отменить встречу или перенести ее на другой день. Дмитрию не приходилось постоянно подтверждать консультации — все изменения отображались в его расписании. Если что-то менялось у эксперта, он оперативно мог скорректировать планы.

Создал несколько форматов встреч. «Планёрка» доказала свою эффективность и Дмитрий полностью перенес в сервис свою работу. Вдобавок к бесплатной консультации в его расписании появилась встреча «Терапия сознания» для полноценной сессии, а также слоты по 30 и 60 минут для созвонов с командой.

Установил перерывы между встречами. Чтобы клиенты не записывались каждый час, Дмитрий  настроил для себя удобное расписание. Например, между консультациями он установил 15 минут перерыва, чтобы успеть отдохнуть и подготовиться к следующему созвону.

Назначать встречи стало проще, а клиенты быстро понимали, как пользоваться сервисом. Среди плюсов «Планерки» специалист выделил следующие:

✅ Отсутствие ненужных «наворотов». У сервиса удобный и минималистичный дизайн, в котором может интуитивно разобраться даже новичок. 

✅ Интеграция с Telegram-ботом. С его помощью можно назначить встречи в пару кликов, а напоминания не дают забыть о предстоящей консультации.

✅ Оперативная поддержка. Если возникают проблемы с сервисом, специалисты оперативно помогают разобраться и решить их в этот же день.

✅  Возможность заранее узнать информацию о клиенте. При создании встречи можно добавить поля, куда человек вносит нужную информацию во время записи. Теперь Дмитрий понимает, с какой проблемой приходит клиенты, какая у них боль и как с ней работать.

✅  Интеграция с другими сервисами. Дмитрий проводил консультации в ZOOMe, поэтому возможность автоматически создавать созвоны в «Планёрке» пришлась ему очень кстати. А еще он пользуется техникой от Apple и оценил удобство интеграции с экосистемой Icloud.

С «Планёркой» Дмитрию стало легче строить расписание и организовать работу с большим потоком пользователей. У 99% новых клиентов психосоматолога получается легко разобраться в сервисе и записаться на встречу. Эксперт больше не тратит время на переписку и согласование созвонов — эти задачи взяла на себя «Планёрка».

Сервис развязал мне руки и взял на себя функции секретаря, — рассказывает Дмитрий. — Теперь я могу сосредоточиться на основной работе. А еще у меня освободилось время на сбор материалов для новой книги по психосоматике. 

«Планёрка» подходит для самозанятых, которые ведут встречи с клиентами по расписанию: например, парикмахеров, консультантов, тренеров, психологов и коучей. Систему бронирования можно интегрировать на веб-сайт, в социальные сети, мобильное приложение или мессенджеры.