Как руководитель отдела продаж, автоматизировала расписание встреч для повышения продуктивности

Меня зовут Анастасия Лебедева, и я работаю руководителем отдела продаж в небольшой IT-компании. Как и многие бизнесы, мы активно росли, и количество встреч увеличивалось с каждым днём. В какой-то момент я осознала, что из-за постоянного согласования времени встреч моя продуктивность начала резко снижаться. Это отвлекало меня и мою команду от более важных задач — ведения переговоров, работы с клиентами и закрытия сделок. Вот как я решила эту проблему с помощью автоматизации.

Когда бизнес начал активно развиваться, количество встреч резко увеличилось. Мы проводили звонки с клиентами, партнёрами, внутренними командами. Постепенно я заметила, что координация всех этих встреч начала занимать у меня слишком много времени. Постоянные согласования времени через e-mail, сообщения или звонки отнимали часы каждый день. Клиенты просили перенести встречи в последний момент, а из-за перегруженности графика я упускала возможность следить за ключевыми задачами.

Например, были случаи, когда клиент отправлял запрос на встречу, но из-за путаницы или задержек на согласование мы теряли контакт. Это явно негативно сказывалось на бизнесе. Я поняла, что так продолжаться не может, и это было первым шагом к поиску решения.

В какой-то момент, после недели постоянных изменений в расписании, я осознала, что мы тратим слишком много времени на организацию встреч. Вместо того чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса и ведении переговоров с клиентами, большая часть моего рабочего дня уходила на выяснение, кто и когда может встретиться.

Мне нужно было что-то поменять. Это был мой вызов: автоматизировать процесс планирования встреч и освободить время для важных задач. Я поставила цель — найти инструмент, который мог бы взять на себя организацию времени для встреч, позволив моей команде сосредоточиться на продажах.

Я начала исследовать разные способы автоматизации встреч и наткнулась на российский аналог Calendly. Это был тот инструмент, который мне был нужен. Планёрка предложила решение, которое автоматически интегрируется с моим календарём и даёт клиентам возможность самостоятельно выбирать удобное для них время для встречи, основываясь на моей доступности. Мне больше не нужно было тратить время на ручное согласование — система сама предлагала свободные слоты клиентам, что значительно упростило процесс.

Кроме того, Планёрка интегрируется с другими бизнес-инструментами, такими как Google Calendar, Zoom и даже CRM-системами, что сделало этот процесс ещё удобнее.

На первых порах было трудно отказаться от старого способа планирования встреч. Мне казалось, что если я не буду контролировать этот процесс, что-то пойдёт не так: клиенты могли бы записаться на неудобное время или не разобраться с системой. Однако очень быстро мои опасения рассеялись. Я постепенно внедрила Планёрка в процесс работы, сначала с внутренними встречами, а затем с клиентами.

Я обучила свою команду, как использовать этот инструмент, и провела несколько встреч с клиентами, чтобы показать, как легко можно выбрать время для разговора без лишней бюрократии. Поначалу мне приходилось контролировать, всё ли идёт по плану, но через пару недель система начала работать как по маслу.

После первых месяцев использования Планёрки я заметила огромные изменения в эффективности работы как моей команды, так и в моём собственном расписании. Теперь клиенты могли самостоятельно записываться на встречи, а система автоматически отправляла им напоминания и подтверждения. Это не только сократило количество забытых встреч, но и дало возможность моей команде сосредоточиться на закрытии сделок, а не на рутинных задачах.

Теперь у нас была чёткая система: клиенты видели только доступные слоты, а любые изменения в расписании синхронизировались с нашими календарями в реальном времени. Это избавило меня от необходимости вручную перепроверять время и согласовывать встречи. Моя команда тоже заметила улучшения: больше не приходилось постоянно отвлекаться на организацию встреч.

Через несколько месяцев работы с Планёркой я почувствовала настоящий прогресс. Время, которое раньше уходило на переписку и уточнение расписания, теперь мы могли тратить на более важные задачи. Наша команда стала более организованной, а количество успешных сделок увеличилось, потому что мы могли сосредоточиться на клиентах, а не на логистике.

Кроме того, благодаря интеграции с нашей CRM-системой AmoCRM, мы смогли лучше отслеживать все взаимодействия с клиентами, что улучшило наши процессы продаж и работы с клиентами в целом.

Сегодня я уверена, что автоматизация — это не просто полезный инструмент для бизнеса, а необходимое условие для эффективного управления временем. Если ваша команда сталкивается с проблемами в организации встреч, я настоятельно рекомендую внедрить подобные инструменты — это освободит ваше время и поможет сосредоточиться на развитии бизнеса.