В офисе тайм-менеджмент навязан «сверху» — есть расписание, планерки и контроль начальника. Удаленная работа сложнее: нужно быть самостоятельным и уметь организовать свое время. Не планировать задачи на удаленке — верный путь к стрессам, депрессии и выгоранию.
Расскажем об инструментах, которые помогут организовать рабочее время, увеличить продуктивность и меньше уставать от работы.
Список дел
Планировщик задач — это инструмент тайм-менеджмента, который помогает выполнять максимальное количество дел в установленное время. Если его грамотно составить, он будет жестким каркасом для работы и не даст прокрастинировать.
Для ведения списков дел подойдет любое приложение с заметками и даже блокнот или тетрадь. Здесь главное не интерфейс, а методичность и внутренняя дисциплина.
Приложения:
Общие принципы ведения списка дел:
— список должен быть на виду, не нужно пытаться выполнить его по памяти;
— вычеркивайте или отмечайте выполненные дела, это создает ощущение прогресса и мотивирует;
— заполняйте список в одно и то же время: например, в начале рабочего дня или накануне вечером;
— группируйте похожие задачи: например, если нужно помыть посуду и пол на кухне, это лучше сделать одновременно.
Если задачу правильно сформулировать, ее легче выполнить. Запишите ее в повелительном наклонении и проследите, чтобы у нее был конкретный и проверяемый результат:
Нет
- Сходить в магазин
- Рыбки
- Вася Пупкин
Да
- Купить хлеба, яиц и куриные крылышки в Пятерочке
- Покормить рыбок в аквариуме
- Поздравить Васю с Днем Рождения в смс
Вот несколько методов использования списка дел.
Матрица Эйзенхауэра
Это метод тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты. Он подойдет если нужно разграничить личное и рабочее время и научиться планировать четкое расписание.
Суть метода в том, что мы делаем список дел и делим их на четыре квадрата:
— срочные и важные;
— несрочные и важные;
— срочные и неважные;
— несрочные и неважные.
Метод помогает четко расставить приоритеты. Если не уделять этому время осознанно, то мы «на автомате» будем выбирать срочные дела, а важные — отодвигать на задний план.
Срочные и важные — это дела, которые нужно сделать прямо сейчас. Обычно у них четкие дедлайны и ощутимые последствия. Вылечить зуб, купить лекарство ребенку, подхватить проект у коллеги на больничном — все форс-мажоры относим в этот список. Срочных и важных дел не должно быть слишком много, иначе можно заработать стресс и выгорание. Вот что с ними можно сделать:
- установите дедлайны для всех дел;
- в конце недели просмотрите, что получилось;
- если важных-срочных слишком много или они приходят извне — подумайте, что с этим делать (например, поговорить с начальником о перераспределении нагрузки).
Несрочные и важные — дела, связанные не с проблемами, а с личным и профессиональным ростом. Сюда отнесем занятия спортом, образование, изучение языков и другие задачи, которые помогают двигаться к долгосрочным целям.
У этих дел как правило нет дедлайна, поэтому мы откладываем их и заменяем делами из списка срочных. Например, допиливаем проект и не идем в тренажерный зал. Чтобы этого избежать, несрочные важные дела нужно планировать.
Срочные и неважные — проверка почты и сообщений, дела по дому и другие рутинные задачи. Как правило выполнения этих дел ждут от вас другие люди, но они не приближают вас к собственным целям.
Если таких задач много — может казаться, что вы много успеваете и вообще занятой человек. Чтобы проверить, наличие этой проблемы, можно последовать совету Уоррена Баффета и спросить себя в конце рабочего дня:
— Поумнел ли я сегодня? Чему я научился за этот день?
Если ничему, то стоит проверить, не слишком ли много дел накопилось в этом квадрате.
Срочные неважные дела можно делегировать: заказать еду в службе доставки, поручить клинингу генеральную уборку дома, нанять отделочников поклеить обои.
Несрочные и неважные — это «убийцы времени». В этот квадрат относим сериалы, скроллинг соцсетей и прочую прокрастинацию. В долгосрочной перспективе такие дела мешают достигать целей.
Можно попробовать уменьшить количество несрочных неважных дел и заменить их приятным и полезным отдыхом — спортом, медитацией, прогулкой на свежем воздухе. Ну и главное — отдых это тоже дело, его нужно планировать.
Матрице Эйзенхауэра посвящена книга Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».
Правило 1-3-5
Попробуйте планировать не больше 9 задач на день: одну крупную, три средние и пять мелких. Это поможет не убирать неприятные задачи в долгий ящик и не сидеть целый день над одной-двумя крупными задачами. Если 9 дел в день окажется много — нужно скорректировать правило под себя.
Съешьте «лягушку»
Как говорил Марк Твен, «если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». Бизнес-тренер Брайан Трейси советует начинать день с важной задачи, которую совсем не хочется решать. Тогда остаток дня вы будете более продуктивны.
Getting Things Done, «доведение дел до завершения»
Этот метод предложил Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок». Автор говорит, что такой способ планирования помогает концентрироваться на важном, расставлять приоритеты и доводить дела до конца. Вот основные принципы метода.
- Записываем все дела. Мозг работает как компьютер: если открыть в браузере сто вкладок, он начнет тупить и хуже подгружать информацию, а то и вовсе зависнет. Записывая дела, мы освобождаем «оперативную память» мозга.
- Сортируем задачи. Все, что можно сделать за две минуты — делаем сразу. Все, что можно делегировать — делегируем.
- Важные дела сортируем и декомпозируем. Большие задачи лучше дробить на части. Это поможет запланировать процесс выполнения самой задачи. Еще одна важная причина — маленькие дела проще выполнить.
- Делаем сразу. Назначаем время, расставляем приоритеты и устанавливаем сроки окончания задач. Наш список дел становится четким планом действий, которые легко выполнить.
Календарь
Приложение «Календарь» можно использовать как более функциональный вариант списка дел. Оно будет напоминать о событиях и встречах, синхронизироваться на нескольких устройствах: например, на компьютере и смартфоне.
Приложения:
Google-календарь
Apple Calendar
Яндекс Календарь
Microsoft Exchange
Пример заполненного дня в календаре
Специалист по инструментам тайм-менеджмента Келли Нован рассказала, как она рекомендует планировать дела в цифровом календаре. Вот основные принципы ее подхода.
Заведите несколько календарей. Например: рабочий и личный, с мелкими и большими задачами, с делами семьи и мероприятиями. Отмечайте календари разными цветами, чтобы в них было легче ориентироваться.
Проверьте, насколько реалистичны ваши планы. Разберитесь, сколько у вас на самом деле времени на дела. Каждый день мы тратим по многу часов на домашние дела — важно это учитывать.
Заполняйте календарь раз в неделю по расписанию. Разбивайте задачи на блоки по времени: например, 30 или 120 минут. Если вы уверены, что доведете дело до конца, вам не нужно чувствовать себя продуктивными постоянно.
Приготовьтесь к провалу. Мы часто недооцениваем, сколько времени занимает работа. Если вы только начинаете планировать, приготовьтесь, что выполните только половину того, что записали в календарь.
Планируйте новые дела по мере необходимости. Если задача появилась посреди недели — сразу занесите ее в календарь. Так она точно не забудется и вам не нужно будет держать ее в голове.
В пятницу вечером планируйте следующую неделю. Посмотрите, насколько равномерно вы распределили дела и если что-то не так — исправьте ситуацию. Спустя месяц-другой такого планирования вам будет легче управлять временем и находить время на проекты и отдых с семьей.
Канбан-доска
Канбан — это инструмент тайм-менеджмента, который появился на заводах фирмы «Тойота». Там рабочие регулировали производство с помощью карточек, которые крепились на коробки с деталями. На каждой карточке был номер и количество деталей, название отдела, который их отправляет и адрес доставки.
Приложения:
«Канбан» с японского означает «вывеска» или «сигнальная доска». Дэвид Андерсон популяризировал метод среди IT разработчиков и написал об этом книгу «Канбан. Альтернативный путь в Agile.
Для персонального канбана нужна доска со стикерами — реальная или виртуальная. В ней будет три столбца, которые отражают текущий статус задач. Например:
- «To do» — задачи, которые предстоит сделать;
- «In Progress» — то, что делаете сейчас;
- «Done» — дела, которые вы уже завершили.
Столбцов может быть любое количество — это зависит от особенностей и этапов работы. Задачи оформляются в виде карточек, которые можно перемещать по столбцам.
Доска со стикерами — это не сам канбан, а только его инструмент. Канбан — это процесс контроля и переноса задач в столбцах. Метод помогает визуализировать дела и не набирать больше, чем вы сможете сделать. Вот принципы персонального канбана:
— разбейте процесс работы на этапы;
— визуализируйте процесс с помощью доски;
— установите лимит задач, которые одновременно находятся в работе.
Канбан подойдет если у вас много дел: он будет побуждать вас расставлять приоритеты и не превышать лимит задач.
Помощник в согласовании созвонов
Планирование звонков и встреч — это инструмент тайм-менеджмента, который автоматизирует запись на встречу с вами и сэкономит время. Если вам нужно постоянно созваниваться с большим количеством людей — легко забыть или перепутать время созвона. Сервис поделит время на слоты, предложит вашим собеседникам забронировать встречу и синхронизируется с вашими онлайн-календарями.
Приложения:
Расскажем о том, как работает сервис планирования встреч на примере Планёрки.
У вас есть календарь, в который вы вносите дела: работу, отдых и личные задачи. Вы синхронизируете календарь с сервисом и он видит, когда у вас свободное время. Если человеку нужно забронировать время для созвона встречи с вами, вы отправляете ему ссылку, он видит ваше расписание и бронирует время. Вам не нужно будет помнить о встрече и отвлекаться от дел, чтобы записать ее в календарь — Планёрка сделает это за вас.
Сервис интегрируется с Яндекс Календарем, видеоконференциями Sber Jazz, с Google, Microsoft, Apple, Zoom, Jitsi, CalDav. Планерка сама будет создавать звонки на сервисах и присылать вам расписание встреч каждое утро.
С Планёркой можно назначить встречу через Телеграм-бот, для этого нужно вызвать сервис через @ в любом чате. Можно попросить планерку назначить встречу, как будто это ваш личный секретарь.
Какие инструменты тайм-менеджмента использовать на удаленке
Список дел. Если правильно создать список — он будет жестким каркасом, который не позволит прокрастинировать и не даст одной из задач занять все время в течение рабочего дня. Важно выработать привычку: вести список постоянно, не забывать заглядывать в него и вычеркивать выполненные задачи.
Календарь. Более функциональный вариант планирования задач. В календаре можно записывать дела на любой срок, назначать время и отмечать других пользователей. Календарь поможет грамотно распределить дела и пришлет напоминания о предстоящих событиях.
Канбан-доска. Это инструмент, который поможет разбить задачи на этапы, визуализировать процесс их выполнения и установить лимит задач, которые одновременно находятся в работе.
Планировщик созвонов. Сервисы автоматического планирования звонков, встреч и видеоконференций помогают сэкономить время и упорядочить расписание.
Подключайте Планёрку
Предоставьте клиентам возможность бронировать ваши услуги онлайн. Автоматизируйте ведение клиентской базы, отправку уведомлений и прием оплат.
Последнее обновление: июнь 01, 2024